نیازها، شکاف بین دستاوردهای فعلی و دستاوردهای آینده مورد نظر هر سازمان، شرکت یا نهاد هستند که برای عبور از شرایط در حال حاضر و رسیدن شرایط مطلوب و تحقق اهداف سازمانی، شناسایی و رفع آنها بسیار ضروری می‌باشد. برای این منظور از ابزاری به نام نیاز سنجی استفاده می‌شود که این ابزار با تشخیص، تجزیه و تحلیل نیازها و با توجه به ساختار هر سازمان یا کسب‌و‌کار، راه‌حل‌هایی مفید و سازنده، در جهت رفع مشکلات پیچیده ارائه می‌دهد.
نیازسنجی یک روش عالی برای ارزیابی و تجزیه و تحلیل نیازهاست که با استراتژی‌های هدفمند، اولویت‌بندی منابع، ارائه برنامه‌ها و رویکردهای کلی همراه با تجزیه و تحلیل، تعیین می‌کند برای رسیدن به اهداف سازمان خود، چه کارها و اقداماتی را باید انجام دهید. شناخت و استفاده درست از نحوه انجام این نوع ارزیابی، در بهبود موفقیت و رسیدن به آنچه از نظر شما هدف سازمانتان است، کمک بسیاری می‌کند.
نیازسنجی چیست؟ چرا اهمیت دارد؟ چگونه می‌توانید از آن در سازمان یا شرکت خود برای رفع نیازها و شکاف‌ها استفاده کنید. برای رسیدن به پاسخ همه این پرسش‌ها با وستا همراه باشید.
نیازسنجی چیست؟
نیاز یعنی یعنی تفاوت بین آنچه هست و آنچه باید باشد و نیازسنجی فرایند شناسایی همین تفاوت‌ها است و به‌طور کلی مجموعه اقداماتی که سازمان‌ها برای شناسایی و رفع نیازها یا شکاف‌های درون مجموعه خود انجام می‌دهند، نیازسنجی می‌گویند.
نیازسنجی که «اسکن محیطی» نیز نامیده می‌شود، فرآیندی است که با تعیین نیازهای شرکت و مشخص نمودن معیارهایی برای تخصیص بهترین منابع موجود مانند منابع مالی، افراد و امکانات، به هر نوع کسب‌و‌کار‌ی در تحقق اهداف و بهبود شرایط کمک بسیاری می‌کند.
تمرکز اصلی نیازسنجی بر شناسایی و شفاف سازی مشکلات و ارائه راه حل‌های مناسب و امکان پذیر برای پر کردن شکاف‌ها و در نهایت بهبود و اصلاح وضعیت فعلی و رسیدن شرایط مطلوب یک سازمان است.
نیازسنجی فرایندی سیستماتیک است که اگر این ارزیابی با برنامه‌ریزی صحیح و به درستی انجام شود، بینش ارزشمندی در مورد فرایندهای کلی کسب‌و‌کارتان به شما ارائه می‌دهد و زمینه مناسبی را بهبود کارایی و استفاده مفید و اثربخش از منابع داخلی در جهت رسیدن به همه خواسته‌ها را در کمترین زمان ممکن فراهم می‌کند.
نحوه انجام نیازسنجی
نیازسنجی ابزار کاربردی و مناسبی برای تجزیه و تحلیل و تفسیر داده‌های مرتبط با نیازهاست که برای کسب نتیجه مطلوب انجام مراحل زیر ضروری می‌باشد:
مرحله اول: نیازهای سازمان را شناسایی و تعریف کنید.
برای شروع ارزیابی و تعیین شکاف بین فرآیندهای موجود و ایده آل، باید از عملکرد در حال حاضر سازمان خود مطلع شوید. این مسیر می‌تواند شامل بررسی فرایندهای جاری و یا امور مالی باشد. کارمندان شما به شرایط نزدیک‌تر هستند و بینش ارزشمند‌تری نسبت به پیشرفت‌های بالقوه تیم دارند، پس می‌توانید با پرسش از اعضای تیم خود بازخورد‌های مناسبی را جمع آوری کنید. همچنین می‌توانید با برگزاری یک جلسه طوفان فکری عمومی هم بزرگترین شکاف‌های تیم خود را شناسایی کنید.
شفافیت و وضوح در تعیین نیازها و اهداف، بهترین راه برای اطمینان از ایجاد نیازسنجی قابل اندازه‌گیری، عملی و نتیجه گرا هستند. آنها را اساس اهمیت در پیشرفت سازمان خود الویت‌بندی کنید و برای دستیابی به آنها برنامه‌ای منظم ایجاد کنید.
مرحله دوم: منابع و محدویت‌های خود را مشخص کنید.
هنگام تعیین اهداف و قبل از ارزیابی در مورد منابع و محدودیت های بالقوه فکر کنید که آیا سازمان منابع کافی برای حمایت از هدف را دارد یا خیر؟ میزان بودجه اختصاصی را به طور دقیق مشخص کنید. همچنین زمان مورد نظر برای رسیدن به هر هدف را هم تعیین کنید. دانستن دقیق منابع بودجه یا زمان مشخص به شما این امکان را می‌دهد که رویکردی سیستماتیک به گزارش خود داشته باشید. به عنوان مثال برای رفع یک نیاز آموزشی کارمندان ممکن است نیاز به استخدام افرادی با تخصص خاص باشد که برای شرکت هزینه دارد و به این معنی است که قبل از متعهد شدن به استخدام افراد حرفه ای جدید، بررسی بودجه ضروری است. علاوه بر این، محدودیت‌های بالقوه‌ای که برای یک سازمان ممکن است هنگام تعیین نیاز یا در مسیر رسیدن به هدف پیش بیاید را بررسی و پیش بینی کنید و حتما راه حل‌هایی آماده برای رفع این محدودیت‌ها داشته باشید که در صورت مواجهه با چالش‌ها از آنها استفاده کنید.
مرحله سوم: اطلاعات داخلی را جمع آوری کنید.
برای ایجاد یک نیازسنجی خوب، به اطلاعات دقیق نیاز دارید و جمع آوری اطلاعات داخلی، نیازهای فوری شرکت را تعیین می‌کند. این اطلاعات نحوه عملکرد فعلی سازمان را برای شما مشخص می‌کند و همچنین برای اینکه بدانید چگونه می‌توانید فرایندهای مختلف را تغییر دهید تا به سمت نتیجه دلخواه حرکت کنید، بسیار کمک کننده است. به یاد داشته باشید که هدف نیازسنجی این است که بفهمید چگونه از فرآیند فعلی خود به نتیجه مطلوب برسید پس هرچه اطلاعات بیشتری داشته باشید، احتمال موفقیت شما در ارزیابی نیازها بیشتر است.
مرحله چهارم: جمع آوری داده ها از منابع خارجی
هنگامی که اطلاعات را از تیم پروژه خود و از ذینفعان متقابل جمع آوری کردید، حالا زمان جمع آوری اطلاعات از منابع خارجی است. دریافت اطلاعات از منابع خارجی، علاوه بر همکاران داخلی شما، یک دید وسیع از ابتدا تا انتهای فرایند را در اختیارتان قرار می‌دهد. داده‌های لازم را می‌توانید از طریق روش‌هایی مانند نظرسنجی، مصاحبه یا استراتژی های تحقیقات بازار جمع کنید. شما می‌توانید از این روش‌ها در ارتباط با سرنخ‌های بالقوه سازمان و مخاطبان هدف نیز استفاده کنید و تعیین کنید که آنها در مورد سازمان شما چه احساسی دارند و چه چیزی در آینده دوست دارند از آن ببینند. این اطلاعات همچنین برای برتری بر رقبای شما و جذب مشتریان آنها نیز موثر است.
مرحله پنجم: استفاده از اطلاعات و داده‌های جمع آوری شده
در این مرحله، تمام اطلاعات جمع شده توسط شما برای استفاده آماده است و تنها کاری که باید انجام دهید این است که از نتایج و بینش نیازسنجی خود برای تهیه گزارش نهایی و یک برنامه اقدام استفاده کنید. حتما اطلاعات را سازماندهی کنید و مراحلی را که باید انجام دهید اولویت بندی کنید و با مقایسه هزینه‌ها و مزایای مختلف اجرای آنها، مشخص کنید کدام راه حل برای هر نیازی مناسب است.
مرحله ششم: بازخورد بخواهید.
نیازسنجی یعنی همه چیز در مورد نیازهای شرکت و جامعه. درباره ارزیابی خود، از دیگران بخواهید به شما بازخورد بدهند. با اشتراک گذاری و مطرح کردن یافته‌ها با گروه‌های مختلفی از افراد مانند شرکای پروژه، اعضای جامعه، سرمایه گذاران، سهامداران، مدیریت، همکاران و کارمندان و و گوش دادن به نظرات و دیدگاه‌های مختلف و سوگیری‌های متفاوت آنها، اطلاعاتی جدید را در اختیارتان می‌گذارد که ممکن است قبلاً هرگز به ذهنتان خطور نکرده باشد. با در اختیار داشتن این بازخوردها می‌توانید قبل از شروع تغییرات در مقیاس بزرگ برای نیازهای شناسایی‌شده خود، هرگونه تنظیمات لازم را در گزارش انجام دهید.
مرحله هفتم: یافته‌ها را به اشتراک بگذارید و فرایندها را اجرا کنید.
پس از اینکه انجام مراحل بالا، یافته‌های خود را به اشتراک بگذارید و اجرای فرایندها را شروع کنید. می‌توانید ارزیابی خود برای ذینفعان سازمانتان ارسال کنید و توضیح دهید که بر اساس این نتایج و اطلاعات قصد دارید از سرمایه گذاری خود برای پیشبرد کسب و کار به سمت اهداف استفاده کنید. علاوه بر این، می‌توانید با مطرح کردن بین کارکنان سازمان بگویید که چگونه این فرایندها، سیستم‌ها یا ابزارها در چند هفته، ماه یا سال آینده باعث تحقق این اهداف می‌شوند. در نهایت متخصصان شرکت به وضوح وظایف و اهداف خود را درک کرده و شروع به پیاده سازی فرایندها می‌کنند.
چرا نیازسنجی مهم است؟ (دلایل اهمیت نیازسنجی)
- با نیازسنجی می‌توان فرآیندهای شرکت را از بالا به پایین تنظیم کرد و همچنین مدیریت را قادر می‌سازد تا از ترکیب فعالیت‌های مختلف برای بهبود عملکرد خود استفاده کند.
- به سازمان کمک می‌کند خلأ هایی که سد راه رسیدن به اهداف مورد نظر است را شناسایی کند که طبق نظر آنتونی جی. جانتی نویسنده کتاب راهنمای انجام نیازسنجی و تحلیل شکاف، اکثر این شکاف‌ها در دانش، عملکرد یا مهارت‌ها وجود داشته دارند و دانستن اینکه چه چیزی به خوبی کار می‌کند و چه چیزی باید تغییر کند، برای پیشرفت موثر به سمت اهداف و موفقیت یک سازمان بسیار مهم است.
- نیازسنجی با بررسی نیازهای خاص شرکت و اقداماتی که می‌تواند برای دستیابی به آنها انجام دهد، عدم اطمینان را از بین می‌برد. زمانی که رهبران سازمان نقاط قوت و ضعف شرکت را درک کنند، می‌توانند اهداف مشخصی را برای سازمان و کارکنانش ایجاد کنند تا بر روی دستیابی به آن تلاش کنند.
- نیازسنجی برای تشخیص و تعیین مهم‌ترین شکاف‌ها و کمبودها بسیار سودمند است که در کوتاه‌ترین زمان ممکن شرایط رسیدن به نتیجه دلخواه را فراهم می‌کند.
- با گوش دادن به اعضای تیم و رفع نیازهای آزاردهنده آنها، روحیه تیم برای فعالیت بالا می‌رود و به دنبال افزایش اعتماد به‌نفس و ایجاد حس مهم بودن در کارمندان، بهره‌وری کلی سازمان هم افزایش پیدا می‌کند.
سخن آخر
هر سازمان یک ساختار مخصوص و پیچیده است. به همین دلیل فهمیدن اینکه چه چیزی مانع از رشد شرکت می شود، اغلب موارد دشوار است. نیازسنجی مه به عنوان ابزار فوق العاده قدرتمندی برای تصمیم گیری، تخصیص منابع و در نهایت دستیابی به اهداف برنامه‌ای عمل می‌کند با شناسایی این موانع و تجزیه و تحلیل نیازهای کسب‌و‌کار راه دستیابی به نتایج مثبت و اطمینان از رشد مداوم را هموار می‌کند.
یکی از مهم‌ترین نیازهای هر سازمان شرکت آموزشگاه یا دانشگاه و به‌طور کلی هر نهادی که منابع انسانی در آن فعالیت دارند نیاز آموزشی و به‌روز رسانی مهارت‌ها می‌باشد که با استفاده از آموزش مجازی و آنلاین امکان پذیر می باشد. برای رفع شکاف آموزشی و بالا بردن سطح یادگیری و مهارتی منابع انسانی سازمان شما نیاز به یک TMS قدرتمند و مخصوص سازمان خود دارید که استفاده از سامانه مدیریت آموزش جام می‌توانید از مهم‌ترین مرحله یعنی نیازسنجی آموزشی تا برنامه‌ریزی آموزشی، اجرای آموزش و ارزشیابی اثربخش را در سازمان خود پیاده‌سازی کنید.
برای داشتن بهترین و با کیفیت‌ترین سیستم مدیریت آموزشی با امکانات کامل و پشتیبانی همه‌جانبه در یک بستر قوی و همچنین کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان وستا تماس بگیرید.
اگر به این مقاله علاقه‌مند هستید، مقاله نرم‌افزار مدیریت آموزش (TMS) چیست؟ و مقاله آموزش منابع انسانی در سازمان را هم می‌توانید مطالعه کنید.
نظر شما درباره نیازسنجی در مراکز آموزشی یا سازمان‌ها چیست؟ تجربیات و نظرات خود را از طریق بخش کامنت‌های همین مطلب با ما در میان بگذارید.
