در هر سازمان برای رفع چالش و شکاف‌ها در ابتدا باید با نیازسنجی دقیق تجزیه و تحلیل شود و پس از شناسایی نوع نیاز، برای عبور از آن راه حل هایی موثر اتخاذ شود. برای نیاز سنجی آموزشی کارکنان سازمانها نیز در ابتدا باید بفهمیم آیا این شکاف بین عملکرد مورد نظر و عملکرد فعلی و عدم نشان دادن پتانسیل و شایستگی بالای منابع انسانی، با آموزش رفع خواهد شد و برگزاری دوره های آموزشی، می‌تواند سطح دانش و مهارت‌های مناسب برای انجام وظایف آنها را به طور موثر را بالا ببرد؟ برای آشنایی کامل با نیازسنجی آموزشی کارکنان و تاثیر آن در بهره‌وری کلی سازمان با وستا همراه شوید.
نیازسنجی آموزشی چیست؟
نیازسنجی آموزشی که تحلیل نیازهای آموزشی یا Training needs assessment هم به آن می‌گویند و به اختصار (TNA) نیز نامیده می‌شود، فرآیندی است که سازمانها برای تعیین شکاف بین دانش، مهارت ها و توانایی‌های فعلی و مطلوب کارکنان استفاده می‌کنند که شامل تجزیه و تحلیل کامل نیازهای آموزشی مورد نیاز در سطوح مختلف سازمان است. به‌طور کلی با نیازسنجی آموزشی (TNA) می‌توان تعیین کرد که آیا نیاز آموزشی وجود دارد و در صورت وجود، چه نوع آموزشی برای پر کردن شکاف مورد نیاز است.
با استفاده از فرایند نیازسنجی آموزشی می‌توان وضعیت آموزش یک سازمان را مورد بررسی کامل قرار داد و شکاف‌های دانشی را که در سازمان شما باید پر شود را شناسایی کرده و همچنین نوع آموزش مورد نیاز و نحوه ارائه که می‌تواند حضوری یا مجازی (الکترونیکی و آنلاین) باشد را مشخص می‌کند.
تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی یک ابزار کلیدی برای متخصصان و مدیران منابع انسانی است، زیرا می‌تواند مشخص کند که برای بهبود مهارت‌ها، دانش و توانایی‌های کارکنان خود باید روی چه زمینه‌هایی از یادگیری و توسعه (Learning and development) تمرکز کرد. با داده‌هایی که از این نیازسنجی به دست می آید، می‌توان پایه‌ای محکم برای توسعه برنامه‌های آموزشی موفقی در جهت دستیابی به رشد و توسعه سازمان بنا کرد. امروزه آموزش و مهارت مجدد کارکنان به ابزاری ضروری تبدیل شده که می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا از بحران پسا COVID-19 قوی‌تر بیرون بیایند.
هدف ارزیابی نیازهای آموزشی (TNA) پشتیبانی از اهداف استراتژیک آموزشی با توانمند ساختن کارکنان برای انجام بهتر و موثر‌تر وظایف و تقویت توسعه شغلی فردی است که باعث افزایش و بهبود عملکرد آنها در محیط کار می شود. ایجاد الزامات برای آموزش همیشه موازی با فرایندهایی مانند توسعه سیستم، تغییر فرهنگی و تغییرات سازمانی است.
سطوح مورد تحلیل در نیازسنجی آموزشی:
شناسایی نیازهای آموزشی در هر سازمان به‌طور عمومی در سه سطح دسته‌بندی و بررسی می‌شود:
1) سطح سازمانی:
ارائه آموزش به کارکنان باید با اهداف تجاری همسو باشد، زیرا در غیر این صورت اتلاف منابع تلقی می‌شود. این موضوع بسیار مهم است که برنامه‌های آموزشی اجرا شده برای کارکنان در مسیر دستیابی به اهداف استراتژیک تجاری سازمان باشد. نیاز به تجزیه و تحلیل آموزش و شناسایی نیازهای آموزشی کارکنان در سطح سازمانی، بر اساس داده‌هایی مانند اهداف تجاری، میزان مهارت، تعداد کارکنان، فرهنگ سازمانی و رضایت مشتری صورت می‌گیرد. در تجزیه و تحلیل سطح سازمانی، نتایج واضح و قابل اندازه گیری آموزش برای بهبود موفقیت برنامه آموزشی شناسایی می شود.
در حوزه بررسی نیاز آموزشی در سطح سازمانی نمونه سوالات زیر مطرح می‌شود:
- کدام بخش بیشتر به آموزش نیاز دارد؟
- کدام برنامه آموزشی به عنوان راه حلی برای حل مسائل تجاری عمل می‌کند؟
2) سطح عملیاتی (شغلی)
این تجزیه و تحلیل برای تعیین نوع آموزش مورد نیاز کارمند برای دستیابی به سطح مطلوب مهارت کاری مورد استفاده قرار می‌گیرد و دانش و مهارت مورد نیاز برای انجام یک وظیفه خاص در سازمان را مشخص می‌کند. نیاز به تجزیه و تحلیل آموزش در سطح عملیاتی بر اساس اطلاعاتی مانند استانداردهای عملکرد کاری، شرح وظایف، مشخصات شغل و تجزیه و تحلیل مشکلات عملیاتی برای تعیین نیازهای آموزشی کارکنان مشخص می‌شود.
در حوزه بررسی نیاز آموزشی در سطح شغلی نمونه سوالات زیر مطرح می‌شود:
- عملکرد استاندارد مورد انتظار برای کار چیست؟
- چگونه یک کارمند باید وظیفه خود را برای نیاز به استانداردهای عملکرد تعیین شده اجرا کند؟
- چه برنامه آموزشی برای بهبود مهارت‌ها، توانایی‌ها و دانش کارمند برای تکمیل موفقیت آمیز کار مناسب است؟
3) سطح فردی
در سطح فردی آموزش، نیاز به تجزیه و تحلیل برای تأیید نحوه انجام کار کارکنان است و در اصل تفاوت بین عملکرد مورد انتظار و واقعی کارمند برای رسیدن به نیاز آموزشی کارمند تجزیه و تحلیل می شود. این نیاز در سطح فردی با استفاده از منابع داده‌ای مانند ارزیابی عملکرد، ارزیابی مهارت‌های کارکنان، مصاحبه‌ها و پرسش‌نامه‌ها، نظرسنجی‌های مشتریان و نمونه‌های کاری برای تعیین نیازهای آموزشی کارکنان معین می‌شود.
در حوزه بررسی نیاز آموزشی در سطح فردی نمونه سوالات زیر مطرح می‌شود:
- آیا کارکنان مهارت ها و دانش لازم را دارند؟
- موانع عملکرد ماهر چیست؟
- برنامه آموزشی مناسب برای کمک به کارمند برای رسیدن به استانداردهای عملکرد مطلوب چیست؟ .
روش‌های شناسایی نیازهای آموزشی کارکنان سازمان
فرایند تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی بر اساس نوع شغل کارمند و تحلیلی که برای درک شکاف‌های مهارتی انجام می‌شود، مشخص می‌شود. در ادامه به بررسی چند روش رایج تجزیه و تحلیل نیاز آموزشی مورد استفاده در دنیای سازمانها می‌پردازیم:
- مشاهده مستقیم: در این روش مدیران منابع انسانی یا متخصصان آموزشی، سبک کار کارکنان سازمان را در موقعیت‌های کاری مختلف مشاهده می‌کنند و بر اساس آن اطلاعاتی در مورد شکاف‌های عملکردی به دست می‌آورند. این مشاهده شامل نظارت در نحوه انجام کار، جنبه‌های عملکردی شغل و جنبه‌های رفتاری کارکنان می‌شود و بازخورد کیفی و کمی در مورد عملکرد فعلی آنها ارائه می‌دهد.
- مصاحبه‌ها: همان گفتگو و صحبت چهره به چهره (face to face) با هر یک از کارکنان در مورد نحوه انجام کارشان می‌باشد که یک راه موثر برای جمع آوری اطلاعات در مورد شکاف‌های خروجی به حساب می‌آید. مطاحبه می‌تواند در یک محیط رسمی یا غیر رسمی و به صورت حضوری یا مجازی انجام شود.
- گروه‌های کانونی: این روش یک فرآیند طوفان فکری برای شناسایی شکاف‌های مهارتی در بین کارکنان است که با استفاده از آن کارکنانی که در سازمان کار می‌کنند تشویق می‌شوند تا در مورد راه‌های بهبود عملکرد کاری خود صحبت کنند و ایده‌های خود را مطرح کنند. سپس این گفتگو توسط مدیر منابع انسانی یا آموزشی برای درک نیاز آموزشی در سازمان به دقت مورد بررسی قرار می‌گیرد.
- ارزیابی‌ها/نظرسنجی‌ها: نظرسنجی روشی موثر و ساده برای شناسایی کاستی‌های عملکرد در یک بخش خاص سازمان است. در این روش برای درک نیازهای آموزشی کارکنان، یک پرسشنامه که به‌صورت جامع و کامل طراحی شده است، بین کارکنان توزیع می‌شود. این پرسشنامه می تواند شامل ترکیبی از سوالات باز و بسته به همراه چند سوال رتبه‌بندی و تصویری باشد. برای بهبود اعتبار نظرسنجی، بهتر است کارکنان مجاز به ارسال پاسخ به صورت ناشناس باشند.
- بازخورد مشتری: این روش بیشتر سازمان‌های صنعتی یا خدمات مورد استفاده است و می‌توان نقص عملکرد را با استفاده از بازخورد مشتری شناسایی نمود. بازخورد مستقیم مشتری نشان دهنده این است که حوزه کاری خاصی وجود دارد که نیاز است به بهبود یابد.
نکته بسیار مهم در نیازسنجی آموزشی:
اکنون که با معنا و مفهوم نیازسنجی آموزشی آشنا شدید و دلایل اهمیت و روش‌های اجرا و پیاده‌سازی را شناختید، حالا وقت آن است که یک روش اجرا و برگزاری دوره‌های آموزشی مناسب سازمان خود و با امکانات کامل و پشتیبانی همه‌جانبه نیز انتخاب کنید و باید تصمیم بگیرید که از بین انواع مختلف LMS یا سیستم‌های مدیریت آموزشی (TMS) که برای کارکنان سازمانها وجود دارد، کدام مناسب شماست. اینکه برگزاری دوره‌های آموزشی قرار است حضوری باشد یا مجازی و آنلاین تا حد زیادی به بودجه و زمان وابسته است. و البته باید روشی انتخاب کنید که بهترین بازده سرمایه گذاری را به‌همراه داشته باشد.
بهترین، اثربخش‌ترین و به‌صرفه‌ترین دوره‌های آموزشی در حال حاضر برای کارکنان سازمانها و البته خود سازمان، استفاده از آموزش مجازی و آنلاین است، زیرا علاوه‌بر اینکه برای افراد شاغل که معمولا با کمبود وقت مواجه‌اند، در هر زمان و هر مکان قابل برگزاری و استفاده است در کلیه هزینه‌های اضافی مانند هزینه سفر و رفت‌و‌آمد به محل کلاس‌ها بسیار به‌صرف است و برای سازمان نیز در هزینه اجاره مکان آموزشی و دستمزد اساتید و بسیاری از مخارج دیگر کاملا صرفه‌جویی می‌کند که می‌توان این منابع را در بخش‌های دیگر استفاده کرد.
سخن آخر
تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی یکی از مهم‌ترین کارهایی است که لازم است شما به عنوان رهبر یا مدیر منابع انسانی برای سازمان خود انجام دهید. فراهم نمودن شرایط آموزشی مناسب برای کارکنان و بالا بردن سطح مهارت و دانش لازم باعث پیشرفت کلی مجموعه می‌شود و کسب و کار شما را متحول می‌کند. همچنین یک مزیت عالی برای سبقت گرفتن سازمان شما از رقبا است. در واقع، یک برنامه آموزشی عالی، نه تنها استعدادهای برتر را برای پیوستن به تیم شما ترغیب می‌کند، بلکه باعث می‌شود حس تعلق و وفاداری به سازمان شما پیدا کنند و ماندگار شوند.
پس برای همگام شدن با تغییرات جهانی، بقا و شکوفایی در دنیای پساکووید، هر سازمان باید دیدگاه خود را نسبت به آموزش تغییر دهد و برگزاری برنامه‌ها و دوره‌های یادگیری و ارتقا مهارت را برای کارکنان خود در اولویت قرار دهد، زیرا تنها با مجهز کردن عنصر کلیدی و قلب تپنده هر سازمان یعنی منابع انسانی آن به دانش و مهارت به‌روز، می‌توان به تمامی اهداف مدنظر و اوج بهره‌وری رسید.
سامانه مدیریت آموزش TMS وستا یک نرم‌افزار تحت وب ویژه برای آموزش منابع انسانی است که با پیاده‌سازی و اجرای آن در سازمان خود می‌توانید دوره‌های آموزشی مورد نیاز برای ارتقا سطح دانش و مهارت کارکنان برگزاری و مدیریت کنید.
سامانه جام وستا مطابق با استاندارد ISO10015 می‌باشد و طبق این استاندارد تمامی مراحل نیازسنجی آموزشی، برنامه ریزی، اجرا و اثربخشی آموزشی را همراه با امکانات کامل یک TMS دارد و به شما کمک می‌کند آموزش مناسب را به روش درست در اختیار کارکنان خود قرار دهید. برای حرکت موفق و اثربخش در مسیر آموزشی منابع انسانی خود و بهبود عملکرد سازمانی، با مشاوران و کارشناسان ما در تماس باشید.
اگر به این مقاله علاقه‌مند هستید، مقاله نرم‌افزار مدیریت آموزش (TMS) چیست؟ و مقاله هدف اصلی آموزش کارکنان در سازمان چیست؟ را هم می‌توانید مطالعه کنید.
نظر شما درباره نیازسنجی آموزش کارکنان در سازمانها چیست؟ آیا به نظر شما نیازسنجی آموزشی در سازمان و برگزاری دوره‌های آموزشی برای منابع انسانی می‌تواند به رشد و بهره‌وری سازمان کمک کند؟ نظرات خود را از طریق بخش کامنت‌های همین مطلب با ما در میان بگذارید.
